Comparatif des outils pour la gestion des doublons dans HubSpot

Lorsque votre organisation utilise un CRM, la gestion des doublons devient un enjeu crucial pour maintenir la qualité des données et optimiser la performance des équipes Marketing, Sales et Support. Selon les niveaux d'entrées dans le CRM : formulaires, chatflows (chats avec flux conversationnel personnalisé), ajout de leads manuel, imports massifs… les risques de recréer des contacts et entreprises à plusieurs reprises atteignent des sommets 🗻

HubSpot propose un outil (disponible dès le pack Hub Professional 🤓) qui vous permet de détecter et fusionner ces doublons. Cela étant, il existe d'autres solutions comme Dedupely, Insycle et Dropcontact. Quelques précisions sur ces différentes intégrations.

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Présentation des outils de fusion des doublons intégrés à HubSpot

Outil natif de fusion des doublons de HubSpot

Si vous utilisez le CRM HubSpot au quotidien et que vous bénéficiez d'un Hub Professionnal, vous avez sans doute déjà remarqué cette petite fonction au niveau des contacts, des entreprises et des deals qui vous indique "manage duplicates".

HubSpot dispose en effet de cette fonctionnalité native qui permet de gérer les doublons. Grâce à elle vous pourrez rapidement :

• Visualiser les contacts ou entreprises identifiées comme des doublons par HubSpot,
• Fusionner des doublons en un clic,
• Prévisualiser la fiche finale, une fois la fusion réalisée,
• Fusionner plusieurs lignes de doublons en deux clics.

Si votre base de contacts est clean, cette feature devient pratique. Vous allez rapidement pouvoir identifier les contacts dont les e-mails, noms, prénoms, sont similaires. Vous pourrez aussi visualiser les entreprises dont les noms de domaines se ressemblent, ou qui portent le même nom.

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Pourtant, comme tous les outils, cette fonctionnalité n'est pas infaillible :

• Si vous souhaitez fusionner des contacts ou des organisations, vous allez devoir les vérifier fiche par fiche. Bien que l'outil se charge de les identifier pour vous, cela va vous prendre un peu de temps ⏳
• HubSpot va vous dénicher les fiches qu'il estime être des doublons. L'outil se repose uniquement sur des informations de base : nom, prénom, e-mail. Deux prospects qui portent un même prénom et un même nom de famille, on a tous connu cela dans nos CRMs.
• Pour les entreprises, idem : vous pouvez disposer de trois entreprises dont le nom est une suite d'initiales identiques. Ou de X occurrences d'EDF qui représentent des branches business indépendantes. HubSpot est susceptible de les interpréter comme des clones.

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Dedupely

Dedupely est un outil spécialisé dans l'identification et la gestion des doublons CRM. Il s'intègre avec HubSpot sans nécessiter d'application tierce.

Dedupely se concentre sur deux actions principales :

• Scan : identifier les doublons au sein d'un CRM, tous objets confondus (contacts, entreprises, deals, tickets),
• Merge : fusionner les doublons identifiés une fois la commande lancée.

Au niveau du nettoyage de doublons CRM en masse, on peut dire que Dedupely s'en sort bien. Cependant, l'outil nécessite des ajustements manuels. Les paramétrages pour l'identification et la fusion des doublons seront à effectuer de votre côté.

Il est possible de sélectionner sur l'interface Dedupely les objets primaires que l'on souhaite synchroniser (soit les contacts, soit les entreprises, soit les deals, soit les tickets etc). Ensuite, Dedupely va vous laisser créer les règles de "merge" afin de déterminer les informations prioritaires lors d'une fusion de doublons.

Voilà donc un point fort au niveau de la personnalisation, avec quelques petites précisions à garder en tête :

• L'intégration HubSpot Dedupely vous oblige à vous rendre sur l'interface Dedupely. Vous devrez donc sortir de votre CRM pour gérer vos doublons.
• À chaque fois que vous allez synchroniser des contacts, entreprises, deals ou tickets, Dedupely va considérer que ce nombre doit entrer dans votre forfait. Or, si vous avez sélectionné un forfait avec 30 000 records par mois et que vous synchronisez 20 000 contacts + 5 000 entreprises + 15 000 deals… L'outil va vous indiquer que vous êtes au-delà de la limite. Par conséquent, vous devrez annuler la synchro avec certains éléments pour pouvoir en fusionner d'autres.
• En choisissant de personnaliser la gestion des doublons, Dedupely vous invite à déterminer les règles de fusion. Pour vous donner un aperçu, voici à quoi ressemble cette partie de l'interface :

Le module de règles n'est pas évident pour tout le monde, on peut l'admettre. Vous aurez la possibilité d'affiner vos règles d'identification et de fusion, mais il faudra vous assurer de bien maîtriser ce paramètre pour éviter quelques pépins.

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Insycle

Pour une gestion et fusion des doublons dans HubSpot, la marketplace d'HubSpot expose d'autres outils, comme Insycle. Insycle propose des fonctionnalités très similaires à Dedupely puisque l'outil va venir s'intégrer directement à votre compte HubSpot pour identifier les données à "nettoyer".

Plus complet que Dedupely malgré tout, Insycle propose une interface assortie d'un panel de fonctionnalités :

• Tableau de bord à personnaliser pour évaluer la qualité de vos données,
• Un outil appelé "health assessment" qui va analyser toutes les erreurs liées à votre CRM (jusqu'au taux de rebond de vos e-mails et sa cause réelle),
• Analytics, qui reprend des dashboards d'HubSpot,
• Merge Duplicates, qui va vous permettre de fusionner les contacts et entreprises de votre CRM,
• Templates et Recipes contiennent des workflows pour pré-charger les règles de fusion des doublons. Il existe aussi des règles de cleaning plus simples, par exemple pour identifier les contacts aux noms et prénoms identiques.
• On s'attardera également sur le menu "Automations" qui vous laissera le loisir de créer des règles de détection et de fusion des doublons selon les capacités de votre abonnement. Cela pourra vous éviter d'avoir à effectuer cette gestion manuellement.

Insycle a la particularité de proposer une interface très fournie. Il vous permet également de créer des règles de fusion plutôt abouties, notamment grâce à des templates et ce qu'ils appellent "recipes". Pour chacun de ces templates, une courte description vous indiquera à quoi cela correspond.

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Il faudra configurer tous vos dashboards et mettre en place vos règles de fusions de données :

• Mise en place des règles d'identification des doublons en utilisant les templates.
• Mise en place des règles de fusion.
• Création (ou non) d'automatisations pour la fusion des contacts et entreprises.

Sachant que toutes les modifications auront un impact sur vos données, il faut rester vigilant sur ces paramétrages.

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Quelques petites remarques sur cet outil assez dense :

• Plus coûteux que certains de ses concurrents, le prix d'Insycle peut représenter un frein pour les petites entreprises ou les organisations à budget limité 💸
• Bien qu'incontestablement puissant, l'outil Insycle peut nécessiter un temps d'apprentissage afin de maîtriser 100% de ses fonctionnalités et en tirer profit. Les règles de fusion mais aussi les automatisations devront être configurées par vos soins.
• Insycle vous fait sortir de votre CRM. Vous n'êtes plus sur HubSpot mais sur l'interface d'Insycle. Cela vous oblige à faire plusieurs allers-retours, ce qui peut être un peu déroutant.
• Certaines dashboards sont déjà présents nativement dans HubSpot.

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Dropcontact

L'intégration Dropcontact x HubSpot en quelques mots c'est :

• Une intégration transparente qui ne nécessite aucun développement de votre part. Une fois Dropcontact intégré à votre compte HubSpot, vous pourrez continuer à utiliser votre CRM comme vous le faisiez avant : Dropcontact s'occupera des rectifications, fusions et mises à jour nécessaires.
• L'enrichissement de vos fiches contacts : avec le nom complet + le site web de l'entreprise, Dropcontact trouve l'e-mail nominatif de votre prospect.
• Les e-mails professionnels entrés à la main ou importés peuvent comporter des erreurs : Dropcontact les détecte et les corrige.
• Les e-mails sont validés avec un taux à 98% (85% pour les catch-all).
• Dropcontact détecte et fusionne vos contacts et entreprises en double, même si les propriétés sont différentes.
• Les erreurs d'inversions nom/prénom sont rectifiées automatiquement.
• Dropcontact fusionne intelligemment les données de votre CRM, en conservant à chaque fois l'information la plus à jour.
• Les données présentes dans votre CRM HubSpot restent à jour, avec un suivi du turnover et des changements de postes pour vos leads et clients. Vous serez informés dès qu'il y aura un changement de poste ou d'entreprise.

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La détection et la fusion de contacts en double avec Dropcontact est transparente. La preuve en image :

Côté points forts, les algorithmes de Dropcontact assurent une certaine précision dans la détection des doublons. Une fois repérés, les doublons fusionnent automatiquement. Comme le montre le GIF ci-dessus, Dropcontact s'intègre à HubSpot de manière transparente.

Intégrer Dropcontact à mon CRM HubSpot !

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Comparaison des fonctionnalités

Automatisation de la fusion des doublons

Comment chacun de ces outils gère la fusion des doublons ?

• HubSpot, seul, pourra fusionner des contacts et entreprises en double. Mais ses critères de détection sont limités et il n'est pas possible de paramétrer des règles pour identifier les doublons selon vos critères.
• Dedupely vous offre une gestion des doublons avec une personnalisation précise qui vous incombe. Cependant, cela nécessitera des ajustements manuels dans l'outil.
• Les règles de fusion personnalisables d'Insycle sont aussi à paramétrer manuellement. En revanche, l'outil vous proposera des templates avec précision pour chaque règle de détection et de fusion.
• Dropcontact vous permet de vous reposer à 100% sur l'algorithmie. Vos contacts et entreprises en double sont identifiés et fusionnés automatiquement. Tout est automatisé, vous n'avez rien à faire de votre côté.

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Précision de la détection des doublons

La précision de détection repose sur des critères différents d'un outil à l'autre :

• HubSpot s'appuie sur des critères basiques pour détecter les doublons. En conséquence, vous risquez de vous retrouver avec des erreurs et des doublons non détectés par la plateforme.
• Dedupely vous invite à paramétrer vous-même les règles de détection des doublons. Si vous souhaitez que tous les contacts comportant la même adresse e-mail soient détectés, cette simple règle peut être imposée à la machine.
• Comme Dedupely, Insycle va vous permettre de créer vos règles d'identifications. En plus de son concurrent, Insycle vous propose des templates de règles et des filtres intelligents pour établir une priorité entre celles-ci.
• Dropcontact se démarque par sa précision en termes de détection des doublons.

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Personnalisation des règles de fusion

Comme nous l'avons vu précédemment, certains outils permettent de paramétrer vos règles de fusion :

• La fonctionnalité native d'HubSpot ne permet pas encore ce niveau de précision. De fait, comme la fusion s'opère manuellement, ce ne sera pas nécessaire.
• Dedupely va se baser sur une règle de fusion des doublons définie par vos soins. Vous pourrez créer plusieurs règles en établissant une hiérarchie. Vous définirez quelles données vous souhaitez impérativement prioriser (email, numéro de téléphone, pays, etc).
• Pour Insycle c'est la même chose, sauf que l'outil vous proposera aussi des règles de fusion déjà construites. À vous de choisir donc, si vous avez besoin d'un répertoire. Ou de créer les règles si vous avez la fibre technique 🤖
• Avec Dropcontact, la fusion se fait automatiquement. Vous ne pourrez pas définir vous-même les règles de fusion. Cependant, si vous souhaitez forcer la conservation d'une fiche contact, vous pourrez le lui imposer.

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Intégration avec les autres fonctionnalités de HubSpot

En matière d'intégration, on ne peut pas faire mieux que l'outil natif d'HubSpot qui est… Intégré à HubSpot. Néanmoins, si votre Hub est inférieur à Professional ou Enterprise, vous ne pourrez pas bénéficier de cette fonctionnalité. Et l'évolution vers un nouveau Hub implique parfois quelques efforts côté budget.

Dedupely, Insycle et Dropcontact s'intègrent à HubSpot sans outil tiers. Pas besoin de passer par Zapier ou n8n entre autres. La particularité de Dropcontact face à ces deux compères est de s'intégrer de manière "silencieuse" : pas besoin de plonger dans une nouvelle interface pour l'utiliser, c'est 100% transparent !

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Rapports et analyses de données

L'historique des doublons dans HubSpot sera accessible uniquement depuis la fiche contact ou entreprise.

Dedupely, par défaut, va vous envoyer chaque semaine un mail de reporting vous indiquant combien de doublons ont été détectés et les fusions effectuées.

Insycle va vous proposer des rapports interactifs accessibles depuis son interface. Vous aurez ainsi une vision en temps réel de tous les doublons ayant été identifiés et/ou fusionnés.

Dropcontact vous enverra chaque mois un rapport d'activité directement dans votre boîte mail 📬 Vous retrouverez toutes les fusions, les enrichissements et le travail effectué en toute discrétion par votre meilleur acolyte.

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Facilité d'utilisation et interface utilisateur

Sans surprise, utiliser un outil natif d'HubSpot dans HubSpot vous assure une interface utilisateur inchangée. Aucune habitude n'est bousculée. Cependant, pour visualiser une fiche contact, il faut cliquer dessus et donc splitter votre fenêtre.

La plateforme Dedupely se veut assez minimaliste avec des icônes le long d'un menu vertical.

Insycle s'inscrit dans une logique totalement différente, avec une plateforme très détaillée, des menus explicites comme "merge duplicates" ou "activity tracker" par exemple. Un code couleur sépare les menus de type "tableaux de bord", les actions, les règles d'identifications et de fusions et enfin les paramètres.

Pour Dropcontact, l'interface n'est pas vraiment un sujet puisque l'intégration viendra s'ajouter à votre compte HubSpot. Vous ne le voyez pas mais… Il est bien là 👀

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Support client et assistance technique

Dans l'ensemble, les solutions proposent toutes plusieurs modes de support.

• HubSpot est joignable par mail et chat. Vous pouvez également bénéficier du rappel téléphonique selon votre Hub.
• Dedupely propose un chat accessible depuis l'app pour contacter le support. Celui-ci est disponible à partir de 9:00 CST, soit 16h en France métropolitaine. En dehors de ces horaires, ils vous répondront par mail sous 24h maximum.
• Le support Insycle est joignable via chat directement sur la plateforme. En leur absence, ils proposent aussi une documentation assez riche sur leur blog, donc vous devriez rapidement trouver l'information adaptée.
• Le support de Dropcontact est disponible par chat également. Vous pourrez le contacter via chat depuis le site internet Dropcontact, votre compte Dropcontact ou par mail.

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Pourquoi Dropcontact est le meilleur choix

Détection des doublons ultra-précise

Avec Dropcontact, la détection des doublons devient un jeu d'enfant 👶

Dropcontact est reconnu pour sa précision et son efficacité pour dénicher les doublons. Grâce à sa technologie unique, il compare les enregistrements en se basant sur des critères variés pour identifier les doublons, même si ceux-ci n'ont aucune propriété (champs) en commun.

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Algorithmes avancés

Dropcontact est équipé d'algorithmes de pointe pour analyser et traiter les données. Ils vous permettent d'identifier les doublons ET de fusionner les données en double de manière intelligente. Votre mission pour cela ? À vrai dire, rien du tout : une fois intégré à votre CRM, Dropcontact se charge du travail automatiquement !

Votre CRM sera toujours performant, même après plusieurs années 👴

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Fusion intelligente des données

Dropcontact gère la fusion des données sur mesure. Au lieu de simplement écraser les informations, il les fusionne en conservant les bonnes données pour chaque contact ou entreprise.

Un petit outil transparent idéal pour préserver l'intégrité de vos données, garanti 100% RGPD compliant ! Les informations essentielles sur vos leads, prospects et clients sont préservées. Finies les 12 occurrences de votre client préféré qui change de boîte chaque mois !

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Intégration transparente avec HubSpot

Dropcontact agit en arrière-plan sans même que vous vous en rendiez compte. Pas d'interface supplémentaire pour gérer vos fiches contacts et entreprises HubSpot. Une intégration fluide pour des données constamment à jour et précises, sans tracas d'importations ou d'exportations manuelles.

Grâce à cette intégration, vous pourrez consacrer votre temps à la prospection et à la vente. Par ailleurs, cela vous évitera des erreurs d'imports ou de corrections manuelles.

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Synchronisation en temps réel

La synchronisation en temps réel de Dropcontact assure des données toujours à jour, enrichies, nettoyées et vérifiées dans HubSpot. Les doublons sont identifiés dès leur création dans le CRM, fusionnés et mis à jour.

Dites adieu aux données obsolètes et offrez la tranquillité d'esprit à vos équipes !

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Compatibilité avec les autres fonctionnalités de la plateforme

Dropcontact s'adapte parfaitement à l'écosystème d'HubSpot pour une expérience utilisateur cohérente. Que ce soit pour la gestion des fiches contacts, entreprises, ou toutes les données incorporées dans les deals, Dropcontact interagit sans accrocs avec HubSpot.

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Support client et assistance technique de qualité : Disponibilité et conseils personnalisés

Vous pouvez compter sur une assistance précise et efficace pour vous aider à tirer le meilleur parti de Dropcontact !

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