Cold Email, mes emails bouncent... Est-ce grave docteur ? 🚑

Emailing

Si vous faites de l'emailing / Mass-Mailing (par ex > 5 000 emails/jour) avec un taux de Hard Bounce important (>20%) et à répétition, cela va impacter la réputation de votre domaine expéditeur et limiter la délivrabilité de vos futures campagnes.

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Cold-Email

Par contre, si vous faites du Cold Email (contrairement à la légende urbaine), votre taux de Hard Bounce n'a absolument AUCUN impact sur la réputation de votre domaine expéditeur.

Lorsque vous obtenez des bounces, pas de panique !

Prenons le temps d'analyser ensemble votre bounce et découvrez LA stratégie gagnante 😉

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Qu'est-ce qu'un bounce ? 

Un bounce est le retour d’un email que vous avez envoyé et qui n'a pas été remis provisoirement ou définitivement à son destinataire. Vous recevez alors un message d'erreur vous en informant.

Le taux de bounce est un indicateur sur la délivrabilité de vos campagnes.

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Mais attention, pour une analyse pertinente, vous devez bien différencier les 3 types de bounce et leurs impacts :

• Le Soft Bounce : Un soft bounce est une erreur temporaire de livraison liée au serveur de réception : boite de réception pleine, message trop lourd, serveur momentanément indisponible… Toutefois, l'adresse email est correcte 🤗
  → Shooter à nouveau.
  
• Le Hard Bounce : On parle de hard bounce lorsqu’une adresse email est invalide. Plusieurs raisons à cela : soit une coquille dans l'adresse email, soit le contact ne fait plus partie de l'entreprise, soit l'adresse email est fausse ⚠️
  → Supprimer l'adresse email et ne plus shooter.
  
• Le Rejet/Refuse Bounce par les serveurs de messagerie qui identifient un email comme non sollicité et qui, pour certains, ont récemment mis en place des règles automatiques de rejets/bounces 😬.
  → Suivre les recommandations ci-dessous 👇 et shooter à nouveau.

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Il est important de bien distinguer dans son analyse les Hard Bounce des Rejet/Refuse Bounce.

À notre connaissance, aucune solution de Cold Email n’a mis en place une analyse et des règles différenciant ces 3 types de bounce.
Mais nous sommes convaincus que les plus performantes d’entre eux (lemlist, QuickMail, Mixmax, Woodpecker...)  vont prochainement faire un update. 😉

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Les règles ont changé : la détection des emails non sollicités 📣

En tant qu'utilisateurs de messagerie, nous sommes heureux que les emails non sollicités de promotion, de newsletter, de spam, de phishing soient de mieux en mieux filtrés et traités automatiquement pour libérer nos boîtes email.

Depuis juin 2020, les messageries et les solutions antispams ont réalisé un important update et ont perfectionné la détection des emails non sollicités, dont les Cold-Emails.

Certaines règles de messagerie rejettent automatiquement ces emails (Rejet/Refuse bounce) ce qui, depuis juin 2020, augmente le taux de bounce global.

Le fait qu'un domaine ne soit pas blacklisté ne garantit plus à lui seul une bonne délivrabilité.

En tant qu'émetteur de Cold-Email, cela nécessite d'adapter notre stratégie.

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7 règles anti-bounce

Pour que vos Cold Emails ne soient plus rejetés en Refuse bounce, certains éléments sont des indices d’email non sollicités. On vous livre les bonnes tactiques !

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1. Configurez IMPÉRATIVEMENT votre Custom Domain
Pourquoi c'est important ?

‍Si vous n'avez pas paramétré votre solution de Cold Email pour que le suivi des ouvertures et le tracking des emails envoyés soient réalisés à partir de votre nom de domaine, alors vous partagez un nom de domaine avec d'autres émetteurs de campagnes.

Et comme il est fort probable qu'ils n'appliquent pas tous les bonnes pratiques 👿, vous héritez malheureusement de leur "réputation" et en subissez les conséquences.

C'est comme cela que depuis juin 2020, de plus en plus de Cold Emails sont identifiés et rejetés - Rejet/Refuse Bounce

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Comment faire ?‍

Si vous n'avez pas configuré votre Custom Domain, laissez-vous guider par notre tutoriel.

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2. Votre Custom Domain de tracking doit être le même que votre domaine expéditeur

‍Pourquoi c'est important ?

‍Si le domaine que vous utilisez pour envoyer vos emails est différent de celui qui track les taux d'ouverture et les clics de liens, vos emails ont plus de chance d'être identifiés comme non sollicités.
Il ne faut pas envoyer vos emails avec par exemple, dc@dropcontact.io et tracker les ouvertures et les clics avec track.dropcontact.net

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Comment faire ?

‍Configurez votre Custom Domain avec le même domaine pour envoyer et tracker vos emails.
Par exemple, envoyer un email avec dc@dropcontact.io et tracker les ouvertures et les clics avec track.dropcontact.io.

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3. Supprimer vos indicateurs / KPI’s 😇

Pourquoi c'est important ?

‍Afin d’identifier l’ouverture des emails, les solutions de Cold Email utilisent la technique “d’appel d’un pixel” qui sont stockés sur leurs serveurs.

De la même manière, le tracking de clics et de liens va lui aussi pointer sur ces serveurs.
Les premiers jours du lancement de votre campagne de Cold Email, il est important de mesurer son efficacité (taux d’ouverture, taux de clics) et d’itérer jusqu’à obtenir un taux d’ouverture minimum de 60% - 70%.

Une fois ce taux atteint, cette information n’a plus aucune utilité opérationnelle pour la suite. Cela devient uniquement du “Vanity KPI”, pour soi-même ou pour rendre compte. Le tracking en place est un véritable indice d'identification d’emails non sollicités : finalement est-il plus important d’avoir des chiffres ou des résultats ?

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Dans l’exemple ci-dessous, on voit bien que le lien de tracking (pourtant configuré en Custom Domain), est bien sur un serveur lemlist.com avec l’IP 147.135.229.201 (la solution de Cold Email que Dropcontact utilise 😉) :

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Le lien de tracking renvoie donc vers un serveur d’une solution de Cold Email et il peut être identifiable comme non sollicité.

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‍Comment faire ?

Astuce : après quelques jours, supprimez le suivi des ouvertures et le tracking des liens, dès que vous avez atteint le taux d’ouverture souhaité.

La délivrabilité de votre campagne va s’envoler.

Par ailleurs, les liens d’ouverture et de tracking des solutions de Cold Email, inclus dans le contenu de l’email, pointent vers une adresse de type http:// et non pas https://.

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4. Ne pas créer de nouveau domaine pour l’envoi de Cold Emails

‍Pourquoi c'est important ?

En Cold Email, le nombre d'emails envoyés par jour doit rester faible et l'adresse email d’expéditeur doit avoir un comportement le plus proche possible d'une boîte mail normale.

L’adresse d’expédition d’un nouveau domaine qui ne fait qu’émettre des emails a une forte chance d’être identifiée comme émettrice d’emails non sollicités.

En Cold Email, il ne faut pas créer un nouveau domaine !

Et ce contrairement avec l'emailing où il peut être recommandé de créer un nouveau domaine proche (ex. dropcontact.net) de son domaine usuel (ex. dropcontact.com), puis de "chauffer l'adresse email d'expédition", en envoyant progressivement et quotidiennement un nombre croissant d'emails.

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Comment faire ?

‍Il faut utiliser l'adresse email que l'on utilise professionnellement au quotidien.
C'est-à-dire une adresse email qui envoie et surtout qui reçoit des emails : une adresse email qui a déjà un historique et où il n’y aura pas besoin de chauffer.

Bref, votre vraie adresse email professionnelle 😎

N’oubliez pas que contrairement à des campagnes d’emailing, en Cold Email vos objectifs, atteignables, sont un taux d’ouverture supérieur à 60%-70% et un taux de réponse supérieur à 20%-25%.

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5. Configurez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC

Pourquoi c'est important ?

‍Ces protocoles sont des technologies utilisées pour sécuriser votre système de messagerie, notamment pour authentifier et légitimer un email et son expéditeur.

Le SPF et le DKIM sont les minimums à paramétrer et il existe de nombreux articles et posts sur le web qui décrivent et expliquent la marche à suivre.

Néanmoins, le paramétrage du DMARC est devenu un élément décisif depuis juin 2020 dans les critères de détection des emails non-sollicités. Il est utilisé comme élément contributif dans les contrôles anti-abus d’un domaine.

Si votre domaine et votre adresse email expéditeur ne sont pas authentifiés ou certifiés, le serveur ne pourra pas confirmer que votre email n'a pas été intercepté ou modifié au cours de l'envoi ou que votre adresse n'est pas usurpée.

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Comment faire ?

‍On vous donne toutes les clés pour configurer correctement votre domaine, dont la configuration du DMARC.

📣 Le 21 Juillet 2020, Google a lancé le pilote BIMI (Brand Indicators for Message Identification). Il permet notamment aux organisations qui authentifient leurs emails via le DMARC de valider la propriété de leurs logos d'entreprise et les transmettre de manière sécurisée à Google. Ce sera l’occasion de créer une présence de marque de confiance via le courrier électronique.

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6. Vérifiez les adresses email

Pourquoi c'est important ?

‍Pour obtenir un bon taux d'ouverture et une bonne qualité de campagne de Cold Email, il faut envoyer ses emails sur un maximum d’adresses valides et intégralement vérifiées.

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Comment faire ?

‍Il faut utiliser uniquement des adresses emails qui ont été préalablement vérifiées.

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Le cas particulier des domaines CATCH-ALL 🧲

Le domaine de l’entreprise de votre destinataire peut être configuré en standard ou en catch-all.

La vérification (avant envoi) sur un domaine configuré en standard donne une fiabilité des résultats supérieure à 90 % pour la plupart des solutions (98% pour les emails vérifiés ou livrés par Dropcontact)

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Sur un domaine en catch-all, la vérification est IMPOSSIBLE car le domaine accepte tous les emails envoyés sur ce domaine. Par exemple, si le domaine @dropcontact.io est configuré en catch-all, l’adresse email pirouettecacahuete@dropcontact.io ne sera jamais identifiée comme invalide.

Par définition, sur un domaine catch-all, aucune solution de vérification du marché (ZeroBounce, NeverBounce, Bouncer, BriteVerify, Debounce, Dropcontact...) n'est à même d’identifier si une adresse email catch-all existe ou non.

Néanmoins, sur certains domaines en catch-all, lorsqu’on envoie vraiment un email sur une adresse en catch-all, il peut renvoyer un Hard Bounce si l’adresse est inexistante.

C’est pour cela que même si vous avez vérifié votre fichier d’adresses email, il se peut que vous obteniez des Hard Bounce sur les domaines catch-all.

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En Cold Email, il n'y a absolument AUCUN impact sur la réputation de votre domaine expéditeur.

Il ne faut jamais bannir les domaines catch-all de vos envois de Cold Email, sinon vous allez supprimer de nombreuses grandes entreprises de votre prospection.

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7. Soyez malins avec le lien de désinscription

Pourquoi c'est important ?

‍Depuis la mise en place du RGPD, la prospection commerciale B2B par email est toujours autorisée mais nécessite de mettre un lien de désinscription dans ses emails.

Attention, les liens de désinscription sont des éléments qui contribuent au Rejet/Refuse Bounce.

Voici les 3 indices révélateurs d'un email non sollicité 📪 :

• la structure
• les termes utilisés (type : désinscription, se désabonner ...)
• l'emplacement du lien

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Comment faire ?

‍Là, il faut être malin et on vous laisse imaginer vos propres astuces à mettre en place pour avoir un lien de désinscription non-identifiable en relisant les 3 indices ci-dessus... 🧐

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Une dernière vérification avant de lancer votre campagne

Vérifiez que votre domaine n'a pas été blacklisté.
Depuis de nombreuses années, les serveurs de messagerie inscrivent des domaines dans des bases de blacklist (SORBS, Spamhaus, BARRACUDA, DNSBL, RBL...) pour réduire le nombre de spams.

Si votre domaine a été blacklisté dans une ou plusieurs de ces listes, nombre d’emails que vous envoyez ne seront jamais délivrés. 🤷♀️

Assurez-vous que votre domaine n'est dans aucune de ces listes en testant votre domaine sur mxtoolbox.

Enfin, un dernier point pour vous assurer que votre domaine et sa configuration sont correctement paramétrés.

Envoyez un email de votre adresse d’expéditeur, celle que vous utilisez pour vos Cold Emails, vers votre adresse personnelle Gmail par exemple. Une fois reçu allez dans le menu, sélectionnez Afficher l'original ou Afficher les détails du message.

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Puis, copiez-collez le contenu dans l'analyseur de email header de Mxtoolbox.

Vous saurez ainsi si votre domaine est clean et parfaitement configuré 🗽

Vous avez maintenant tous les secrets et techniques pour contourner les Rejet/Refuse Bounce (le jeu du 🐈 et de la 🐁) ne plus les confondre avec des Hard Bounce et vous assurer une bonne délivrabilité.

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Si vous voulez voir notre webinar sur le sujet, il est encore temps de consulter le replay 😉