Parce qu’envoyer de bons emails de prospection c’est bien, mais bien les envoyer, c’est encore mieux.
Si vous souhaitez contacter une personne par mail que vous ne connaissez pas, vous devez nécessairement passer par 2 étapes, a priori bénigne, mais moins évidentes qu’il n’y paraît :
- Trouver son adresse (un bon début)
- S’assurer que l’email arrive bien à destination (et c’est là que le bât blesse)
Impossible que ça fonctionne à tous les coups ? Challenge accepted ! 😏
Nous vous avons concocté la sélection des meilleurs outils disponibles à l’heure actuelle, soigneusement triés et approuvés par nos soins.
En véritable expert de l’emailing, vous allez augmenter la délivrabilité de vos emails, améliorer votre réputation et même réussir à trouver les adresses emails de n’importe qui !
Le guide que nous allons détailler n’est pas une solution universelle, mais plutôt une boîte à outils, dans laquelle piocher en fonction de vos besoins.
Elle s’adresse exclusivement aux personnes évoluant dans le secteur B2B.
Voici nos coups de coeur, ensuite, c’est à vous de jouer.
Let’s go ! 🚀
On commence par des petits rappels sur les bases de l’adresse email.
📧 L’adresse email et sa structure
Il existe 4 grandes catégories d’adresses email :
- Les adresses gratuites. Elles sont fournies par les services de type Gmail, Yahoo, Hotmail…
- Les adresses d’un nom de domaine acheté. Le plus souvent ce sont des adresses email d’entreprises.
- Les adresses fausses, ou n’existant plus.
- Les adresses jetables. Elles servent à contrer les spams en tant qu’utilisateur, comme Yopmail, Clipmail, etc…
Toutes les adresses sont composées de la même façon, voici les 5 éléments qui la constituent :
1) Le user peut être composé de lettres non accentuées, de chiffres, de point (.), de tiret (-), d’underscore (_) et du signe plus (+)
2) L’arobase ou « at » (@)
3) Le nom de domaine peut être composé de lettres non accentuées, de chiffres et uniquement d’un tiret (-)
4) Le point/dot (.) avant l’extension
5) L’extension (com, fr, co, io…). Elles sont génériques ou géographiques mais leur usage est parfois détourné (ex : .co /.io).
Astuce : Une entreprise possède presque toujours un modèle unique d’adresse email : son pattern. Par exemple : prenom.nom@lasociete.com ou nom.prenom@lasociete.com.
Augmenter la délivrabilité de ses emails 📈
Nous verrons comment trouver une adresse email et comment la tester pour ne pas envoyer des emails sur des adresses inexistantes.
Mais au préalable vous devez connaître certains principes qui garantissent un objectif simple : que votre email soit lu 👓.
Pour cela vous devez être en mesure de le délivrer correctement.
Ces prérequis sont bien trop souvent négligés alors qu’ils sont essentiels dans votre capacité à délivrer vos emails :
- Évaluer la réputation de votre nom de domaine
- Prendre le temps de configurer votre nom de domaine
- Éviter que votre mail n’atterrisse dans les dossiers spams/indésirables 🚫
Les services d’email étant de plus en plus efficaces pour détecter les spams, la moindre erreur ou approximation augmentera sensiblement le risque que votre message soit considéré comme tel.
Des mesures radicales doivent être prises !
Faites un point sur votre domaine
Faites donc un tour sur Mxtoolbox et vérifiez que votre nom de domaine n’est pas blacklisté.
⚠️ Pour établir la réputation de votre domaine en tant qu’émetteur, sont pris en compte le nombre de plaintes, de désabonnements, de classements manuels dans le dossier Spam, le nombre de fausses adresses mails etc.
Or la réputation de votre domaine est un élément clé de votre capacité à envoyer le moindre email, et pas simplement de prospection.
Si votre domaine est blacklisté, il vous faut demander une intervention pour le déblacklister sur chacun des services concernés. ✅
Cela peut prendre plusieurs jours, voire semaines, sur certains services.
Comment améliorer sa réputation ?
Il est impératif de configurer le DKIM & le SPF de son nom de domaine. Mais pourquoi ?
Ne pas négliger le DKIM 🔩
Cette manipulation n’a rien de sorcier 🔮 et pourtant cela améliore considérablement la délivrabilité de vos emails.
Le DKIM est l’acronyme de “Domain Keys Identified Mail”. Il s’agit d’une méthode d’authentification de cryptage utilisée par de nombreux fournisseurs de services pour savoir si le message provient d’un système autorisé. Une signature DKIM vérifie donc l’authenticité du domaine expéditeur et garantit l’intégrité du message, assurant une protection contre les spams.
La configuration du DKIM (Domain Keys Identified Mail) d’un domaine permet d’ajouter une signature numérique, c’est-à-dire une clé de sécurité, aux emails que vous envoyez.
Les serveurs destinataires peuvent ainsi savoir que vos emails envoyés n’ont pas été modifiés et que l’expédition vient bien de votre domaine.
Sans cette configuration vos emails ont une forte probabilité d’être classés dans le dossier spam/indésirable de vos destinataires. 🚫
Si vous utilisez un compte GSuite (Google Apps) avec votre nom de domaine, la procédure à suivre se trouve ici.
Dans les autres cas c’est la personne qui a mis en place votre nom de domaine qui pourra le paramétrer. 💾
Vous pouvez vérifier que la configuration est correcte avec Mailtester.
Configurer le SPF ⚙️
La configuration du SPF (Sender Policy Framework) d’un domaine permet quant à elle au serveur destinataire de vérifier que le serveur émetteur est bien autorisé à envoyer des emails du domaine.
Le SPF “Sender Policy Framework” est une norme de vérification du nom de domaine de l’expéditeur d’un courrier électronique. Le message contient des informations sur les serveurs mail qui sont autorisés à gérer le courrier sortant pour ce domaine. Ce système permet lui aussi d’éviter le spam et plus particulièrement l’usurpation d’identité via e-mail.
Si vous utilisez un compte GSuite avec votre nom de domaine, voici la procédure à suivre pour un serveur unique et ici pour un SPF multiple.
Vérifier le score spam de vos newsletters/emails
En ce qui concerne les newsletters, avant tout envoi, il faut tester le score spam de votre email en faisant un petit tour du côté des deux outils Mailtester et Putsmail. Pour tout savoir sur les règles permettant d’éviter que vos mails soient considérés comme des spams : voici une synthèse sur le sujet.
Si vous voulez savoir à l’avance dans quel onglet de Gmail ou GSuite, votre email va atterrir, il y a aussi des solutions pour cela : Gmass.co ou Gmail Tabs
Aujourd’hui plus de la moitié des emails sont ouverts depuis un mobile, vos newsletters et emails en html doivent donc impérativement être responsive ! Si votre solution d’emailing ne vous permet pas de créer des newsletters responsive facilement, Mail Designer Pro est un bon logiciel.
👉 Vous avez l’obligation de faire figurer un lien de désabonnement dans les campagnes d’emailing. Mais une partie de ces courriers vont se retrouver dans la boîte “promotion”.
Les solutions d'envoi 📬
Que vous souhaitiez lancer une campagne d’emailing marketing ou d’emails transactionnels, vous pouvez faire votre choix dans la liste des outils suivants :
Vous pouvez désormais envoyer des emails en toute sérénité. Encore faut-il savoir à qui…
Pour ça, cherchons des contacts !
Trouver une adresse email 🔍
Il est possible de découvrir des adresses de trois manières différentes, en utilisant un pattern, avec un outil dédié ou en générant des leads.
La recherche à partir d’un pattern 🗂
Il s’agit d’une méthode de recherche par déduction :
- En trouvant le nom de domaine de votre « société cible »
- En générant des adresses email à partir du prénom, du nom et du domaine
Cette structure est donc le pattern qu’utilise une entreprise pour créer ses adresses emails, par exemple: initiale du prénom, point “.”, le nom.
Connaître le nom de domaine d’une entreprise et le pattern de ses emails, c’est connaître l’adresse email de tous ses collaborateurs.😵
Il existe environ 40 patterns possibles en fonction des combinaisons, pour déterminer le user d’une adresse email.
Voici les patterns que l’on rencontre le plus souvent :
- prenom.nom@lasociete.com
- prenomnom@lasociete.com
- p.nom@lasociete.com
- pnom@lasociete.com
- pn@lasociete.com
- prenom@lasociete.com
- nom.prenom@lasociete.com
- nomprenom@lasociete.com
- n.prenom@lasociete.com
- nprenom@lasociete.com
- np@lasociete.com
- nom@lasociete.com
Si vous souhaitez établir une liste exhaustive des combinaisons il est possible de générer 34 patterns différents à l’aide de ce fichier Google Sheets. C’est cadeau 🎁 !
Sinon, Mailtrack offre un générateur de pattern en ligne très pratique et gratuit, à partir d’un prénom, d’un nom et d’un nom de domaine : Emailgenerator.io (fermé).
Nous recommandons de n’utiliser que les 9 premières adresses email générées par Emailgenerator, c’est-à-dire celles avec le nom domaine professionnel.
⚠️ Attention cependant, il faut toujours vérifier l’existence des adresses avant d’envoyer le moindre email, sinon il y a un vrai risque d’avoir son nom de domaine blacklisté. ⚠️
Nous aborderons ce sujet juste après.
Trouver un email facilement 📍
Les extensions ci-dessous permettent de faire une recherche lors de la consultation d’un profil, par exemple sur LinkedIn, ou pour certaines extensions de taper directement un prénom, un nom et un domaine.
- Anymailfinder
- Clearbit
- Contactout (fournit également le numéro de téléphone)
- Lusha (fournit également le numéro de téléphone)
- Overloop
- Rocketreach
Un point sur la question juridique 🏛
Ce guide ne serait pas complet sans parler brièvement de règles de droit.
Voici ce que dit la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur la prospection par email. 📚
Tips : Un principe simple pour rester dans le cadre légal, ne jamais envoyer d’email de prospection sur une adresse gratuite (de type Gmail, Yahoo…).
À l’inverse, les adresses professionnelles génériques (de type info@nomsociete.fr, contact@nomsociete.fr…) ne sont pas visées par la CNIL, mais il est recommandé de ne pas les cibler pour ne pas dégrader votre réputation de domaine et diminuer votre taux d’ouverture.
Quant à LinkedIn, il est mentionné sur leur site que la collecte des données utilisateurs est interdite.
Une décision de justice américaine du 14 août 2017 a statué dans le sens contraire, ainsi que lors de l'appel du 9 septembre 2019 ; leurs données étant de nature publique.
Le site détenu par Microsoft a donc été contraint de lever les blocages empêchant les sociétés de collecter ses données (data-scrapping).
Tester la validité des adresses
Pour vérifier si une adresse email est valide, l’outil de référence est Mailtester.
Néanmoins, il est possible d’être beaucoup plus efficace !
Lorsqu’on travaille sur un fichier d’adresses emails, il peut être utile de toutes les tester en même temps, c’est le cas avec l’un des outils suivants :
Gardez à l’esprit qu’il n’est pas toujours possible de vérifier l’existence d’une adresse email. La raison ? Le catch-all ! 😈
Une entreprise peut avoir configuré son serveur de messagerie en « catch-all », ce qui signifie que le serveur accepte de recevoir tous les emails du domaine et ce, même si l’adresse n’existe pas. Dans ce cas il sera impossible de savoir si une adresse mail existe ou non.
Vos emails pourront terminer leur vie sans jamais avoir de lecteur ni même de véritable destinataire, pendant que vous continuez de les relancer pour rie
Pas de panique, il est possible de savoir si un domaine est configuré en catch-all. Dans ce cas, il est fortement recommandé de ne pas tenter l’envoi d’un email reconstruit à partir d’un pattern sur ce domaine, à moins d’être sûr à 100% que le pattern correspond bien à celui de l’entreprise. 😇
Si ce n’est pas le cas, une seule adresse parmi les 34 patterns arrivera, tandis que les 33 adresses fausses ne feront que dégrader la réputation de votre domaine … 📉
NB: Afin d’éviter le spam, les fournisseurs d’adresses emails gratuites (Gmail, Yahoo, Hotmail…) ont généralement des domaines configurés en catch-all. Il sera donc impossible de tester une adresse email générée ce type de domaine.
Votre nom de domaine est configuré, votre réputation est bonne, vous savez quoi envoyer et vous allez trouver plein de nouveaux prospects.
En revanche, il existe une ressource que vous possédez déjà et que vous n’exploitez pas.
Il s’agit de toutes les données de contacts éparpillées dans des lignes de fichiers excel ou .csv, non actualisées, mal triées et qui ne demandent qu’à être exploitées !
S’en occuper prend du temps et c’est laborieux…
Pourtant il existe une solution automatique qui nettoie, corrige et enrichit ces fichiers, pour que n’ayez même plus besoin d’y penser !
Cette solution, nous l’avons créée : Dropcontact ✅
