Bienvenue dans le monde merveilleux de la migration de CRM 🎉 ! Si vous lisez ces lignes, vous avez probablement compris l'importance de maintenir votre système de gestion de la relation client (ou CRM pour les intimes) à jour. Vous vous êtes sans doutes interrogés sur une nouvelle solution CRM, plus adaptée à vos besoins. Cependant, migrer vos données d'un CRM à un autre demanded des skills. Mais pas de panique : Dropcontact est là pour vous simplifier la vie ! 💪
Ce guide pratique vous présentera les étapes clés et quelques astuces pour une migration réussie vers votre nouveau CRM. Alors attachez vos ceintures et let's go ! 🏃
Préparer le terrain
Définir l'étendue du projet
Commencez par identifier les données que vous souhaitez migrer et le niveau de qualité requis (vs réel). Préparez les champs (ou propriétés selon le CRM) à transférer et vérifiez qu'ils sont correctement mappés dans le nouveau CRM. Par exemple, si vous utilisez HubSpot ou Pipedrive avec un certain nombre de champs personnalisés, assurez-vous que ces champs sont déjà configurés dans le nouveau CRM.
Préparer le terrain en amount permet d'éviter les mauvaises surprises 🤕
Analysez le CRM que vous quittez
Évaluez les forces et les faiblesses de votre CRM existant afin de sélectionner une solution qui puisse combler les manques.
Identifiez les problèmes de compatibilité potentiels et les risques de pertes de données qui pourraient advenir lors de la migration : si votre nouveau CRM ne s'intègre pas bien (ou pas du tout) avec vos outils de marketing automation ou votre solution d'emailing, cela va entraîner une perte de données considérable lors du transfert.
Choisir le bon CRM pour votre business
Lors de la sélection du nouveau CRM, vous devez vous assurer qu'il correspond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise :
- Security first : protéger les données de vos prospects et clients N'EST PAS UNE OPTION 🙅 Votre nouveau CRM doit être conforme aux normes de sécurité en vigueur.
- Choisissez un CRM qui peut s'intégrer de manière fluide avec vos outils et processus existants. Ne prenez pas le risque que votre process d'automation s'effondre ! 😱
- Votre entreprise grandit : votre nouveau CRM doit suivre la cadence. Choisissez une plateforme qui peut s'adapter à vos besoins au fil de l'eau en intégrant davantage d'utilisateurs, de contacts, d'organisations, de modules, etc.
- Un CRM user-friendly sera plus facile à prendre en main par votre équipe ; efficacité et productivité.
- Une équipe support accessible et des ressources en ligne peuvent vous aider à prévenir les problèmes pendant et après la migration. Restez vigilant : selon le forfait que vous choisissez, vous pourriez n'avoir droit qu'à un support "chat" avec délais, ou "e-mail". Le support instantané n'est pas toujours disponible pour tous les plans. D'ailleurs, vérifiez qu'il existe un service support disponible sur votre fuseau horaire.
Prenez le temps de choisir votre CRM : Dropcontact saura s'intégrer avec de nombreuses plateformes pour améliorer la qualité de vos données à l'issue de votre quête.
Dropcontact vous accompagne dans votre migration de CRM
Un plan de migration blindé pour une transition en douceur
Commencez par dérouler une roadmap détaillée comprenant les jalons et échéances pour chaque phase du processus. Déterminez les ressources nécessaires pour chaque étape : responsable, budget, outils, etc. Assurez-vous que tous les aspects de votre projet sont couverts. Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chaque personne.
Lancement du projet
- Définir les objectifs et la portée de la migration.
- Constituer l'équipe projet.
- Établir un calendrier réaliste.
Préparation des données
- Analyser l'état de vos données dans le CRM existant.
- Préparer le mapping des champs (propriétés).
Sélection et configuration du CRM
- Sélectionner le CRM le plus adapté à votre entreprise.
- Configurer le nouveau CRM pour l'aligner sur vos processus et objectifs commerciaux.
- Créer les champs personnalisés nécessaires dans le nouveau CRM.
- Mettre en place l'intégration de Dropcontact avec le nouveau CRM.
Test de migration
- Effectuer des tests en utilisant un échantillon de données.
- Identifier et résoudre les problèmes ou les incohérences.
- Affiner le processus de migration selon le besoin.
Migration 🚀
- Exécuter la migration complète des données.
- Surveiller la migration et remonter les problèmes éventuels.
- Vérifier l'exactitude des données transférées.
Support et optimisation post migration
- Nettoyer, dédoublonner et valider les données avec Dropcontact.
- Former votre équipe sur le nouveau CRM et les briefer sur l'intégration Dropcontact.
- Mettre en place un système de support pour résoudre les problèmes éventuels post-migration.
Anticipez les problèmes et les revers potentiels qui pourraient surgir lors du processus de migration. Cela peut être une perte de données, ou encore la création d'objets (contacts, entreprises) en doublons. Notez que si Dropcontact est intégré à votre nouveau CRM, la gestion des doublons sera automatiquement prise en charge 😉
Tests et validation
Avant de plonger dans la migration, effectuez plusieurs tests pour garantir l'intégrité de vos données. Commencez par transférer un échantillon de contacts/entreprises vers le nouveau CRM. Un bon moyen d'anticiper les problèmes potentiels de la migration finale. Cela peut aussi se traduire par le fait de :
- Oublier de configurer un champ personnalisé,
- Utiliser un outil d'importation qui recrée les entreprises comme s'il s'agissait de contacts,
- Perdre des notes d'historique et autres informations spécifiques à vos clients.
N'oubliez pas qu'il vaut mieux détecter les problèmes lors des tests plutôt que de crouler sous les ennuis en fin de migration !
Cleaning des données et fusion des doublons
Assurer l'exactitude et la mise à jour constante de vos données CRM est une priorité absolue. Dropcontact intervient pour faciliter ce processus grâce à des fonctionnalités avancées. Entre autres :
- Intégration totale avec vos CRMs préférés tels que Pipedrive, HubSpot ou Salesforce.
- Amélioration des données de contact : en complétant les informations manquantes telles que les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les profils LinkedIn, etc.
- Dropcontact identifie et fusionne les doublons, pour une base de données clean et organisée 😌
- Enfin, Dropcontact vérifie les adresses e-mail, garantissant des informations de contact précises et exploitables sur vos prospects et clients.
Bye-bye les bounce d'e-mails ! 📭 Adieu contacts obsolètes et doublons ! 👋
Processus post-migration
Responsabiliser vos équipes
Veillez à fournir une formation complète à vos collègues sur le nouveau CRM. Mettez en place un système de support en interne pour traiter les problèmes post-migration et assurer une transition en douceur. Vous pouvez aussi créer une knowledge base sur Slab, partagée avec toute votre entreprise.
Organisez des sessions de formation adaptées couvrant les fonctionnalités de votre nouveau CRM. Proposer des exercices pratiques et créer des mini-quiz peut permettre à vos collègues d'assimiler les nouvelles fonctionnalités plus facilement.
Améliorez la qualité de vos données
Vous voyez où on veut en venir ? 😏
En intégrant Dropcontact dans votre CRM, vous serez parfaitement équipés pour gérer la gestion des données : Dropcontact optimisera continuellement vos data sur le CRM ! Dropcontact examinera vos données pour les enrichir et mettre à jour les informations obsolètes. Par exemple, dès qu'une personne va quitter son entreprise, vous recevrez une notification. Un bon moyen de garder votre CRM 100% opérationnel ! 🏃♀️
Votre CRM : acteur de croissance pour votre entreprise
Une fois la migration CRM terminée et votre nouveau système prêt à l'emploi, vous pourrez vous consacrer à 100% sur l'exploitation de ces précieuses données et alimenter la croissance de votre entreprise.
En exploitant pleinement le potentiel de vos données CRM (emails, entreprises et postes à jour, etc) et en tirant parti des fonctionnalités avancées de Dropcontact, vous serez équipés pour prospecter librement.
Alors, retroussez vos manches et profitez de cette base de données CRM clean pour :
- Envoyer votre (vos) newsletter(s) et emailing.
- Contacter vos prospects avec des cold e-mails et un taux de bounce au plus bas.
- Créer de nouveaux leads dans le CRM : ils seront automatiquement enrichis et vérifiés par Dropcontact !
Place à l'action !
En résumé : une migration de données CRM bien planifiée est essentielle pour le succès de votre entreprise, et Dropcontact est un atout inestimable dans ce processus. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez sur la bonne voie pour vivre une expérience de changement de CRM fluide et efficace. Alors, n'hésitez plus, adoptez la puissance de Dropcontact 🏋️ et regardez votre entreprise s'envoler vers l'infini et au-delà !
