Qu'est-ce qu'un doublon de contact CRM?
Dans un CRM, un doublon est une fiche contact ou entreprise, qui existe plusieurs fois avec plus ou moins les mêmes informations. Les doublons, triplons (et plus encore 😱) sont souvent créés pour plusieurs raisons :
- Par inattention
- En cas d'ajout par plusieurs membres de l'équipe
- En cas d'imports de listes de contacts sans vérification préalable
- Des doublons liés aux automatisations créées avec des outils comme Zapier, Make ou encore n8n.
Les doublons créés manuellement
Rien de surprenant : l'erreur humaine est courante quand on saisit des données. Les membres de votre équipe peuvent entrer des leads ou des entreprises déjà présents dans votre CRM sans s'en rendre compte, et de surcroît… générer des doublons 🥶
Le premier problème qui se pose alors : individuellement, chaque membre risque de contacter plusieurs fois les mêmes personnes. Cela constitue une perte de crédibilité évidente pour votre marque.
Dans le cas d'une saisie de données manuelle ou d'un import, il est possible de minimiser les risques :
- En recherchant dans son CRM si l'entreprise ou le contact existe déjà.
- En étant attentif aux erreurs de saisie : inversion des noms et prénoms du contact, faute de frappe dans la saisie du mail, ajout de l'email personnel au lieu de l'email professionnel, abréviation du nom de l'entreprise…
- En vérifiant que les données de son import .csv ou .xls soient correctes. L'import d'une base de données acquise grâce à un partenariat ou un évènement peut contenir des doublons. Par ailleurs, les bases de données achetées sur internet sont rarement à jour (en plus, l'achat de bases de données est interdit par le RGPD…
Les causes principales des doublons manuels sont donc majoritairement le manque de temps, ainsi que le manque de connaissances concernant les outils de gestion de doublons.
Les doublons générés par des inscriptions et intégrations
Un autre exemple de génération de doublons : les formulaires. Si un formulaire de contact présent sur votre site crée automatiquement une fiche contact/entreprise dans votre CRM, il suffit que vos leads :
- remplissent plusieurs fois le même formulaire avec des informations différentes,
- fassent des erreurs de saisie dans le nom de l'entreprise,
- renseignent leur email professionnel, puis leur email personnel au cours d'une seconde inscription,
- inversent leurs nom/prénom sur un formulaire en anglais (confusion courante du "first name" / "last name").
Autant de possibilités de créer des doublons indésirables ! 😢
L'impact des doublons sur vos efforts commerciaux et marketing
Réputation de la marque entachée
Vos clients et prospects vont vite se montrer frustrés par les communications répétées ou incohérentes, ce qui peut nuire à la réputation de votre marque. Et dans votre CRM, vos KPI seront impactés par les doublons :
- Vous prévoyez une campagne de cold emails ? Attention aux contacts en double, aux adresses emails erronés, aux inversions dans les champs des fiches contacts, qui peuvent augmenter significativement votre taux de bounce.
- En cas d'emails non délivrés, hard bounces, soft bounces… Aucun doute, les données de votre CRM ne sont pas structurées. Il faut y remédier en fusionnant et en mettant à jour les informations en double.
👉 Manuellement, c'est une opération (trop) fastidieuse et chronophage, d'où l'intérêt de faire appel à une solution de gestion automatique des doublons.
Un manque de crédibilité auprès des prospects et clients de votre marque
Les doublons entravent la capacité à obtenir une vue complète et précise de chaque fiche contact :
- Problèmes d'historique : un prospect qui existe en plusieurs exemplaires dans votre CRM sera contacté plusieurs fois - car l'historique des conversations n'est disponible que sur une seule fiche contact.
- Soucis de segmentation : une version d'un contact avec pays, une version du même contact avec secteur d'activité. Ces deux fiches vont se retrouver dans des listes différentes. Potentiellement, le contact recevra deux fois votre newsletter.
Les outils de gestion des doublons intégrés à votre CRM
Certains CRM, comme HubSpot, Pipedrive ou Zoho, disposent d'une fonction pour détecter les doublons, puis les fusionner manuellement. En complément, il existe des outils de gestion des doublons intégrés à la plupart des CRM, dont :
Dropcontact : LA solution de gestion des doublons pour votre CRM
Intégration native dans votre CRM
Dropcontact s'intègre nativement avec Pipedrive, HubSpot et Salesforce.
L'intégration est totalement transparente : une fois connecté à votre CRM, Dropcontact s'occupe en toute autonomie de la gestion des doublons.
Détection précise des doublons
Dropcontact fonctionne grâce à de puissants algorithmes propriétaires avancés qui identifient les doublons au sein de votre CRM, et ce, même si les propriétés d'un contact à l'autre sont différentes.
Fusion automatique des données
Une fois les doublons détectés, Dropcontact fusionne automatiquement les données en conservant toujours les informations les plus à jour et en ne supprimant aucune information !
Synchronisation en temps réel
Les données de votre CRM sont mises à jour en continu et en temps réel grâce à Dropcontact.
Dropcontact empêche également la création de nouveaux doublons et fusionnera instantanément les deux fiches concernées.
Toutes les fonctionnalités de Dropcontact
Dropcontact gère automatiquement les doublons dans votre CRM… Et plus encore !
- Enrichissement des données de votre CRM : email professionnel à jour, numéro de téléphone professionnel, profil LinkedIn, secteur d'activité, site web, adresse postale, TVA, Siren,
- Validation et qualification des adresses emails
- Correction des emails en cas d'erreur de saisi
- Standardisation des données : inversion nom/prénom, ajout de majuscules, etc.
- Récupération des signatures d'email afin de compléter les fiches contact de votre CRM
💡 Dropcontact est l'unique solution 100% conforme RGPD : elle ne repose sur aucune base de données, garantit la confidentialité de vos données et délivre des informations à jour !
Dedupely
Dedupely est une plateforme de gestion des doublons dans votre CRM. Il permet de scanner vos données afin d'identifier les doublons potentiels à partir des fiches contacts/entreprises et des informations similaires. Vous pouvez également créer vos propres règles de détection des doublons et de fusion des doublons en fonction des problématiques identifiées au sein de votre CRM.
Dedupely fonctionne suivant un système de crédits : si vous dépassez ceux-ci avant la fin du mois, vous ne pourrez plus l'utiliser sans surcoût. Les crédits ne sont pas reportés d'un mois sur l'autre.
Dedupely s'intègre nativement avec des CRM comme HubSpot, Salesforce, Pipedrive. La gestion des doublons se fait sur l'interface Dedupely et non dans votre CRM. En revanche, l'inconvénient majeur de cette solution est qu'une fois les doublons fusionnés, il ne vous sera plus possible de revenir en arrière.
Découvrir la comparaison Dedupely VS Dropcontact
Insycle
Insycle est un outil qui propose de nombreuses fonctionnalités comme la détection automatique des doublons, mais aussi la création de règles de détection et de fusion des doublons. Vous pourrez aussi identifier les données incomplètes et/ou erronées au sein de votre CRM depuis l'interface d'Insycle. Enfin, il est possible de programmer des scans et des fusions automatiques de doublons chaque jour, semaine, ou chaque mois, à votre convenance.
En revanche, à son installation, Insycle requiert la mise en place de règles de détection et de fusion des doublons, ce qui représente un paramétrage conséquent.
Fonctionnalité native de gestion des doublons présente dans les CRM HubSpot, Pipedrive et Zoho
Les CRM HubSpot, Pipedrive ou encore Zoho proposent une fonctionnalité de gestion de doublons intégrée. Celle-ci permet d'identifier certains doublons basés sur les critères suivants :
- Même nom/prénom
- Même adresse email sur deux fiches (même si le reste des informations diffère !)
- Même entreprise
- Même adresse postale (s'il s'agit de 2 fiches entreprises)
En revanche, cette fonctionnalité n'opère pas toujours en toute autonomie et nécessite parfois des actions de votre part :
- Prévisualiser la liste des doublons identifiés
- Sélectionner et fusionner les doublons en choisissant les informations qui vous paraissent les plus à jour.
