Il existe de nombreuses façons de stocker ses bases de données de contact. Pour ce faire, plusieurs outils sont présents sur le marché tels que Microsoft Excel ou encore les différents CRM.
Posséder une base de données propre, et surtout à jour, devient alors un enjeu de taille pour les entreprises.
Alors faut-il plutôt opter pour Excel ou pour un CRM pour stocker ses données de contact ?
Qu'est-ce qu'un CRM ?
Un logiciel de gestion de sa relation clients
Le terme CRM désigne l'expression "Customer Relationship Management", qui se traduit par une plateforme de gestion de sa relation clients. Les CRM sont généralement utilisés par les équipes Sales et Marketing et ont pour fonction principale le stockage et la centralisation de données de contacts essentielles à la prospection.
Le CRM permet notamment de gérer l'ensemble de ses contacts lors du processus de vente (du statut de prospect à la conversion en client).
Par ailleurs, il permet à l'ensemble des membres d'une équipe de suivre le processus de vente lié à chaque prospect.
Le CRM assure donc un rôle de suivi majeur dans le process de vente.
Parmi les nombreux CRM présents sur le marché, on retrouve notamment HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, Sellsy, Monday, ou encore Freshsales.
Les fonctionnalités principales d'un CRM
Il existe différents types de CRM qui s'adaptent à tous types d'entreprise (Start-Up, PME, grands groupes, etc.) Les fonctionnalités proposées, le pricing, ainsi que la complexité de l'outil varient d'un CRM à l'autre et permettent de s'adapter à chaque entreprise.
Quelques fonctionnalités basiques liées au CRM :
Suivi du tunnel de vente
Le tunnel de vente permet d'avoir une vision globale sur le statut de ses échanges avec les prospects et clients.
Il est également possible de les segmenter par catégorie (prospect chaud, en cours de conversion, clients acquis). Cette segmentation peut également se faire sur la base du lead-scoring, qui se traduit par l'attribution d'un score (par exemple entre 0 et 10) basé sur certains critères définis au préalable.
Ce classement permet notamment d'identifier en un coup d'oeil les leads les plus chauds, et donc plus susceptibles de convertir.
👉 En savoir plus sur le Lead Scoring
Centralisation des données de contacts
L'une des fonctions majeures des CRM est la centralisation des données de contact clients sous forme de fiche.
Ces fiches regroupent toutes les informations concernant un client et le suivi des échanges passés et en cours. Chaque fiche comprend par exemple :
- Noms
- Coordonnées téléphoniques
- Poste occupé
- Profils sur les réseaux sociaux
Reportings
La plupart des CRM fournissent des reportings à leurs utilisateurs. Ceux-ci peuvent par exemple se présenter sous forme de tableau de bord ou sous forme de fichiers csv.
Ces reportings permettent de comparer et visualiser les performances de ses campagnes pour adapter les suivantes et booster son taux de conversion.
Ajout de workflows automatisés
Il est possible de mettre en place des workflows grâce à certains outils comme Zapier, n8n, ou Make, qui permettent d'ajouter des fonctionnalités complémentaires à son CRM.
Par exemple, l'intégration native de Dropcontact dans Pipedrive, HubSpot et (bientôt) Salesforce permet d'enrichir sa base de contacts automatiquement, de fusionner les doublons directement dans son CRM, ou encore de standardiser les données.
Un outil collaboratif pour suivre ses prospects
L'une des fonctionnalités majeures du CRM réside également dans la possibilité de partager les données en ligne avec l'ensemble de ses collaborateurs. Cet aspect collaboratif permet d'une part d'assurer le suivi des échanges avec les prospects, et d'autre part, de permettre à toute l'équipe d'avoir accès aux données, en temps réel, y compris en l'absence d'un collaborateur.
Les avantages d'un CRM
Parmi les nombreux avantages de posséder un CRM, on retrouve :
- L'optimisation de sa productivité : permettant de se concentrer davantage sur ses ventes et de ne plus perdre de temps dans les tâches chronophages et répétitives du quotidien.
- La personnalisation de ses interactions avec les prospects : l'utilisation d'un CRM permet d'adapter ses échanges en fonction du statut de ses prospects et clients ou encore de relancer les clients ayant déjà converti pour les fidéliser.
- Un gain de temps : la plupart des CRM organisent chaque contact et information sous forme de fiches présentées dans un tableau de bord, permettant d'avoir une vue d'ensemble sur ses deals actuels et par période. Cette organisation permet notamment d'avoir toutes ces informations à portée de main.
- Une connaissance accrue de ses clients et de leur comportements, aboutissant sur une augmentation des ventes et de sa rétention.
- Posséder des données centralisées et à jour grâce à l'intégration native de Dropcontact qui permet de ne plus se soucier de la présence de doublons de contact, d'erreurs de saisie ou encore des différences de formatage, et tout cela de manière automatique 🪄
👉 En savoir plus sur l'intégration Dropcontact
Les enjeux de posséder un CRM nettoyé et à jour
Posséder un CRM, c'est bien, mais un CRM nettoyé et constamment à jour, c'est mieux. En prenant en compte le fait qu'entre 25 et 33% des données de contact deviennent obsolètes chaque année, il est d'ordre de maintenir celles-ci à jour, au risque de les perdre !
En revanche, ce processus est chronophage… Bien qu'il reste essentiel pour maintenir votre CRM exploitable. Alors comment faire pour cleaner ses données et quelles sont les facteurs à prendre en compte pour toujours avoir un CRM à jour ?
Comment cleaner ses données ?
Détection et fusion des doublons de contact
Plusieurs étapes entrent en compte dans le cleaning de ses données CRM, à commencer par la suppression des doublons de contacts.
En effet, les doublons de contacts peuvent survenir si plusieurs collaborateurs travaillent dans le même CRM et ajoutent un contact en double.
Un autre cas qui peut survenir est si une faute d'orthographe se glisse dans le prénom, le nom du contact, ou dans son nom d'entreprise.
Pour détecter et fusionner les doublons de contact, il existe des solutions comme Dropcontact, Dedupely ou encore Insycle qui opèrent directement dans votre CRM.
Correction des données erronées ou incomplètes
Par ailleurs, il est important de veiller à ce que les données présentes dans votre CRM soient complètes avec l'ensemble des champs remplis, et sans erreur (orthographe, présence de caractères encodés, emojis, etc.)
Ce type de tâches est très chronophage si effectué manuellement. Par ailleurs, le risque d'erreur est décuplé dû à l'aspect répétitif de la tâche. C'est pour quoi, il est recommandé d'automatiser cette vérification avec une intégration comme Dropcontact.
Mise à jour des données obsolètes dans son CRM
Pour rappel, environ 33% des contacts présents dans votre base de données deviennent obsolètes chaque année. Pour cela, plusieurs raisons entrent en cause telles qu'un changement de société, un changement de poste ou encore un changement de dénomination sociale.
Il est alors primordial de veiller à obtenir leur nouvelle adresse email et leurs coordonnées à jour. En revanche, cette tâche peut vite s'avérer très longue et fastidieuse, voire impossible pour les plus grosses entreprises.
Mais alors comment faire pour maintenir ses données de contact à jour dans son CRM ?
L'intégration Dropcontact, l'outil tout-en-un pour avoir un CRM clean
L'intégration Dropcontact permet aux équipes Sales et Marketing de mettre le CRM au coeur de leur activité en leur permettant de :
- Bénéficier du cleaning (quotidien et en continu !) de leur base de données existante
- De maintenir à jour cette base de données (adieu aux données obsolètes 💚)
- Éliminer les tâches quotidiennes et chronophages du quotidien comme le tri manuel de ses contacts (ou comment économiser +5h par semaine 🤯)
Et tout cela… Automatiquement 🔥
Les fonctionnalités principales de Dropcontact dans un CRM
Dropcontact intervient sur les contacts et les organisations présentes dans votre CRM. Parmi les fonctionnalités principales de l'intégration, Dropcontact :
- Nettoie, formate, met à jour, enrichit, teste et vérifie la donnée existante et celle qui alimente au quotidien votre CRM
- Détecte et fusionne automatiquement les doublons de contacts et d'entreprises présents dans votre CRM grâce à de puissants algorithmes propriétaires avancés. Toutes les informations les plus à jour sont conservées, Dropcontact ne supprime aucune information !
- Récupère les numéros de téléphone professionnels et les URL de profils Linkedin en signature d’emails reçus par vos collaborateurs pour enrichir et mettre à jour les fiches contacts existantes
Intégration native dans Pipedrive, HubSpot et Salesforce
Dropcontact s'intègre nativement dans les CRM Pipedrive, HubSpot et Salesforce pour faire passer vos données à la vitesse supérieure.
L'intégration se fait en un clic et de manière totalement transparente pour que votre CRM soit toujours opérationnel et à jour 💚
Qu'est-ce que Microsoft Excel ?
Un outil de gestion de données en ligne
Un tableur intuitif et facile d'accès
Excel est un logiciel tableur qui fait partie de la suite Microsoft Office 365. L'outil permet notamment de créer des tableaux, des listes, des graphiques, et des formules de calculs dynamiques qui s'adaptent en fonction des cellules concernées.
Excel est facile à prendre en main et s'adapte à tous types de profils, des débutants aux plus expérimentés. Il offre également une bonne accessibilité en étant disponible sur Windows, Mac, Android, et même sur iPhone.
Excel a de nombreuses fonctionnalités et permet d'effectuer de multiples tâches telles que sa comptabilité, la gestion de ses finances et de sa logistique ou encore la gestion de sa base de données.
Il est possible de stocker un (très) grand nombre de données sur un feuillet Excel. Pour l'anecdote, le maximum est de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, de quoi conserver un bon nombre de contacts dans sa base de données 🤯
Utiliser Excel comme base de données de contacts
De nombreuses équipes Sales ou Marketing optent pour le stockage de leur base de données de contacts sur Excel.
L'outil fonctionne aussi bien en ligne qu'en local et permet de partager facilement des fichiers avec ses collaborateurs.
On vous présente les avantages et les inconvénients d'Excel en tant que base de données de contacts.
Les avantages d'utiliser Excel comme base de données
Excel présente de nombreux avantages dans le stockage de ses données de contact. D'une part, sa facilité d'utilisation rend l'outil accessible au plus grand nombre.
Un débutant est capable d'effectuer les manipulations dites "basiques" d'Excel telles que la création d'un tableau, l'insertion de valeurs et de textes, le filtrage de données, etc.
Par ailleurs, le partage de données est très aisé grâce à l'accessibilité en ligne de ses fichiers. Chaque collaborateur peut accéder au fichier et le modifier en ligne, en simultané.
Excel est également très accessible en termes de tarification. Il est possible d'acheter une licence Excel à vie pour 1 ordinateur au prix de 149€ en un achat. Autrement il est possible de souscrire un abonnement annuel à partir de 7€ par mois et par utilisateur qui permet de bénéficier de l'ensemble de la suite Microsoft Office 365 (comprenant Excel, Word, Powerpoint, Outlook et Onedrive.)
Enfin, il est possible d'automatiser certaines tâches grâce à des outils comme Zapier, Make ou n8n, directement dans un fichier Excel (en ligne uniquement !) Par exemple, il est possible de créer des workflows pour automatiser l'ajout de ses contacts dans son fichier Excel, d'exporter ses données de contacts automatiquement vers son outil de Cold Email ou encore enrichir et mettre à jour ses données de contacts directement sur Excel avec un outil comme Dropcontact.
En revanche, mettre en place ce type d'automatisation est nécessaire pour chacun de vos fichiers Excel et peut vite s'avérer assez chronophage, d'autant plus lorsque l'on sait que les CRM proposent ce type d'automatisation nativement.
Les inconvénients d'utiliser Excel comme base de données
En revanche, Excel peut vite devenir insuffisant dans le cas où le nombre de contacts stockés devient très important. Par exemple, il est fréquent de rencontrer des difficultés dans le maintien à jour de ses données de contacts au vu de la présentation sous forme de lignes et de colonnes (vérifier chaque ligne une par une peut vite s'avérer long et fastidieux.)
La majorité du temps, il est nécessaire de procéder à une saisie manuelle de ses données sur Excel, en ajoutant ses propres libellés, en remplissant les champs un par un, etc. L'inconvénient majeur de la saisie manuelle réside dans la possibilité d'entrer ses données en doublon, de rencontrer des problèmes de formatage, ou encore de saisir des données erronées (avec des fautes d'orthographe par exemple).
Par ailleurs, le suivi de ses données peut s'avérer difficile sur le long terme (manque de clarté, difficulté de lecture et d'analyse de ses données, présence de nombreux onglets et feuillets, nombreuses colonnes, etc.)
Enfin, l'historique des modifications effectuées sur un fichier Excel est très limité. Certains types de modification ne sont pas suivis (modifications de mises en forme), l'historique des modifications n'est conservé que pendant une durée spécifique de 30 jours par défaut, toute modification antérieure n'est donc pas récupérable. Aussi, il n'est pas possible de restaurer une ancienne sauvegarde à partir de l'historique des modifications.
Faire son choix : stocker ses données de contact sur Excel ou dans un CRM ?
Maintenant que vous savez (presque) tout sur les CRM et sur Excel, il est temps de faire son choix pour le stockage de sa base de données.
Excel, une solution adaptée pour débuter
Excel peut être adapté pour débuter dans la gestion de vos contacts. Si vous êtes une petite entreprise, voire une entreprise individuelle, Excel peut s'avérer suffisant en tant que logiciel de gestion de données.
En revanche, le stockage de grosses bases de plusieurs centaines, voire milliers de contacts se montrera rapidement plus complexe.
Mais pas de panique, il existe de multiples façons de transférer ses données d'un fichier Excel vers un CRM. Certains CRM proposent même directement d'importer ses données à partir d'un fichier csv. ou xls. Autrement, il sera possible d'opter pour une automatisation de cet export via un logiciel de workflows automatisés comme Zapier, n8n, ou Make.
Le CRM, une solution plus sécurisée et plus durable
Si votre entreprise connait une forte croissance et que votre base de contacts s'agrandit de façon croissante, il est fortement recommandé d'opter pour un CRM.
Celui-ci permettra de faciliter la gestion de vos contacts, de les maintenir à jour de façon pérenne, de suivre les échanges de tous les collaborateurs et d'éviter les interactions en doublon.
Par ailleurs, un CRM peut vous aider à construire des relations plus authentiques avec vos clients en permettant d'assurer un suivi précis de chaque interaction grâce aux historiques de vos échanges présents sur chaque fiche client.
Enfin, les CRM proposent de nombreuses intégrations natives qui permettent d'automatiser certaines tâches en interne, sans passer par une plateforme tierce.
Par exemple, certains CRM permettent :
- D'intégrer son fournisseur d'email pour envoyer des emails directement dans son CRM (Gmail, Outlook, etc.)
- D'intégrer son calendrier pour organiser des meetings facilement (par exemple via Google Calendar ou Calendly)
- D'intégrer son outil de visioconférence (Zoom, Teams)
- D'intégrer son outil de Cold Email (lemlist, Brevo (ex-SendinBlue), etc.)
- D'intégrer ses applications du quotidien (Slack, WhatsApp, Google Sheets, etc.)
Et si vous ne savez pas vers quel CRM vous diriger, on vous aide à choisir le vôtre en fonction des besoins de votre entreprise.
